Formation : Les essentiels de la fonction achat

Analyse des besoins d’achat et du marché

• Collecte des besoins auprès des services internes.
• Intégration des critères : qualité, performance, environnement, éthique.
• Analyse interne et étude de marché pour la décision make or buy.

Rédaction du cahier des charges

• Caractéristique des données techniques, fonctionnelles et logistiques.
• Définition des standards de qualité et de durabilité.
• Intégration des critères sociaux, éthiques et environnementaux.
• Formalisation d’un document clair et exploitable pour la consultation.

Réalisation d’un sourcing fournisseurs à l’aide d’outils numériques

• Utilisation des plateformes de sourcing et de bases spécialisées.
• Exploitation de l’IA pour sélectionner les fournisseurs.
• Définition d’une grille de critères : coût, impact, proximité, certifications.
• Actualisation du panel de fournisseurs (audit fournisseur) .

Lancer et piloter un appel d’offres

• Préparer et lancer la consultation (courrier, modalités, calendrier) .
• Assurer le suivi et garantir l’équité entre les fournisseurs.
• Gérer les échanges et les questions des fournisseurs.
• Réceptionner, vérifier la conformité et clôturer l’appel d’offres.

 Évaluation des offres et activation d’un scoring

• Analyse des offres à l’aide d’outils multicritères, grilles, IA et plateformes comparatives.
• Intégration des performances économiques, sociales et environnementales dans l’évaluation.
• Consolidation des résultats dans un tableau comparatif clair et traçable.
• Sélection de l’offre conforme aux objectifs stratégiques et préparation de la négociation.

Une négociation équilibrée

• Définition d’une tactique (objectifs, marges de manœuvre, concessions).
• Construction d’un argumentaire tout en intégrant les engagements RSE.
• Conduite d’un entretien en présentiel ou en distanciel.
• Mise en place d’une posture inclusive selon l’interlocuteur et les canaux utilisés.
• Communication des décisions prises.

Formalisation du contrat

• Intégration des clauses essentielles.
• Rédaction d’un contrat sécurisé et/ou contrat cadre : prix, délais, conditions de règlement… .
• Collaboration avec les services juridiques si nécessaire.
• Traduction des engagements éthiques/environnementaux. 

Suivi et contrôle de la conformité

• Mise en place du suivi des conditions de livraison et de conformité des produits/services.
• Mise en place des indicateurs quantitatifs et qualitatifs.
• Signal et traitement des éventuels écarts.
• Contribution au reporting extra-financier de l’entreprise.

Identification et compréhension des risques liés à l’achat

Introduction à la gestion des risques dans le processus d'achat

• Définition et importance de la gestion des risques.
• Typologie des risques : économiques, financière, organisationnels, juridiques, géopolitiques.

Étude approfondie des principaux risques

• Risques économique, financier : variations des prix, fluctuations de la demande, crise économique, taux de dépendance.
• Risques organisationnels : ruptures de la chaîne logistique, manque de coordination interne, erreurs de gestion.
• Risques juridiques : non-conformité des contrats, litiges, non-respect des lois (notamment les réglementations douanières et fiscales).
• Risques géopolitiques : instabilité des pays fournisseurs, sanctions, embargos.

 Analyse de cas pratiques

• Étude de situations réelles d'échecs liés à une mauvaise gestion des risques dans les achats.
• Echanges en groupe pour identifier les risques et les solutions.

 Méthodologies d’analyse des risques

• Cartographie des risques : comment l’élaborer et l’adapter à son organisation.
• Outils d’évaluation et de priorisation des risques

 Définition et mise en œuvre des actions de mitigation

• Mesures préventives pour réduire l’impact des risques.
• Stratégies de diversification des fournisseurs et clauses contractuelles de protection.

Développement des outils de suivi des risques

• Tableaux de bord de suivi des risques majeurs.
• Indicateurs clés de performance (KPI) pour surveiller les risques.
• Outils numériques (ERP, logiciels spécifiques de gestion des risques).

Atelier pratique : élaboration d'un plan de gestion des risques

• En groupe, les participants élaborent un plan d'action pour gérer les risques d'un projet d'achat fictif.
• Discussion et feedback collectif sur les propositions de plan de gestion des risques.

Suivi et amélioration continue de la gestion des risques

• Mise en place d'un processus de revue et d'amélioration continue des stratégies de gestion des risques.
• Retours d'expérience et partage des meilleures pratiques entre participants

Comprendre et intégrer les achats responsables dans le processus d'achat

Enjeux des achats responsables

• Introduction aux principes des achats responsables : définition, enjeux sociaux, environnementaux et éthiques.
• Comprendre les bénéfices des achats responsables pour l’entreprise et les parties prenantes.
• Impact sur l’image de marque, la conformité réglementaire, et la performance globale.
• Présentation des principaux cadres de référence (normes ISO 20400, Pacte Mondial, législations locales et internationales).

Les critères des achats responsables

• Identifier les critères à intégrer dans une démarche d’achats responsables.
• Critères environnementaux : réduction des émissions de CO₂, optimisation des ressources.
• Critères sociaux : respect des conditions de travail, inclusion des PME et entreprises sociales.
• Critères éthiques : lutte contre la corruption, commerce équitable.

Déployer une stratégie d'achats responsables

• Savoir intégrer les critères responsables dans le processus d’achat.
• Analyse des besoins en tenant compte des enjeux durables.
• Sélection des fournisseurs sur des critères responsables : outils d'évaluation.
• Intégration des critères dans les appels d’offres et les contrats (clauses sociales et environnementales).

Atelier pratique : Cartographie des risques liés aux achats responsables 

• Identifier et évaluer les risques potentiels lors de la mise en place d'achats responsables (coût, disponibilité des fournisseurs, conformité).
• Construction d’une cartographie des risques pour un produit ou une famille de produits.

Appliquer la démarche à différentes familles de produits

• Apprendre à systématiser la démarche pour chaque type de produit ou prestation.
• Adapter les critères selon les familles d’achats : produits industriels, services, IT, consommables, etc.
• Étude d’exemples concrets d’intégration des critères responsables pour différentes catégories.
• Études de cas, fiches de travail, exemples concrets de stratégies.

Atelier pratique : Élaboration d'un cahier des charges responsa

• Savoir rédiger un cahier des charges intégrant les critères d'achats responsables. Chaque groupe élabore un cahier des charges pour un produit ou service fictif en incluant les critères sociaux, environnementaux et éthiques.

Outils et indicateurs de suivi des achats responsables

• Mettre en place des indicateurs pour suivre la performance des achats responsables.
• KPI (indicateurs de performance) pour mesurer l’impact des achats responsables : empreinte carbone, économie circulaire, respect des conditions sociales.
• Outils de reporting : ERP, tableaux de bord spécifiques.

Amélioration continue et intégration dans la politique RSE de l'entreprise

• Intégrer la démarche d’achats responsables dans une stratégie RSE globale.
• Identifier les axes d’amélioration pour les achats responsables.
• Évaluation des fournisseurs sur des critères RSE, communication des résultats et mise en place de plans d’action correctifs.

Préparation de négociation

Introduction à la négociation achat

• Présentation des objectifs de la formation.
• Les enjeux de la négociation dans le processus d'achat.
• Les différents types de négociation achat.

Préparer et organiser ses négociations

• Analyse des besoins et définition des objectifs.
• Collecte et analyse des informations (fournisseurs, marché) .
• Définir une stratégie de négociation : choix des leviers de négociation.

Cas pratique : préparation en groupe d’une négociation à partir d’un cas réel

Maîtriser les étapes de la négociation

• Les phases de la négociation : ouverture, discussion, proposition, conclusion.
• Techniques pour conduire une négociation efficace.

Techniques de communication en négociation

• L'écoute active et la reformulation.
• Gérer les objections et les conflits.
• L'importance du langage non-verbal.

Cas pratique : Simulation de négociation en groupe, avec rôles d’acheteurs et de fournisseurs, et débriefing.

• Gérer son stress et ses émotions.
• Adapter son style de négociation en fonction du profil de l’interlocuteur.
• Techniques de persuasion et d'influence.

Cas pratique : execices d’adaptation des comportements selon les situations de négociation.

Cas pratique : mise en situation de négociation complexe avec plusieurs variables à gérer.

Conclure une négociation et formaliser un accord

• Techniques pour parvenir à un accord gagnant-gagnant.
• Formalisation des accords : contrats, mémos d'entente, etc.
• Suivi et gestion de la relation post-négociation.

Cas pratique : simulation finale avec conclusion de la négociation et rédaction d’un accord.