Formation : Les essentiels de la fonction achat

Organisation de la collecte, analyse et définition des besoins d’achat de l’entité

• Définition du besoin de manière exhaustive, explicite et objective (Matrice ACDE)
• Identification des risques et contraintes internes
• Constitution du cahier des charges

 Recherche, identification et sélection des fournisseurs

• Les outils de recherche de fournisseurs
• Définition des critères adaptés pour la sélection des fournisseurs (RFI, demande d’information, Questionnaire)
• Analyse & Evaluation fournisseurs critères hors prix (notation multicritères)
• Diffusion du besoin : la consultation (RFP, l’appel à projet, appel d’offre,)
• Les méthodes d’analyse de coûts pour comprendre les offres.
• Analyse & Evaluation des offres reçues
• Identification des contraintes externes
• Identification des fournisseurs répondant aux besoins
• Réalisation de l’achat de biens ou services

Préparation et conduite d’une négociation :

• Définition des éléments à négocier
• Définition des objectifs, des meilleures solutions de Repli
• Recherche des marges de manœuvre et des leviers
• Préparation des argumentaires, anticipation des réponses possible et recherche de parades
• Contractualisation avec le fournisseur retenu
• Les différents types de contrat et les clauses principales
• Identification des éléments à préciser dans le contrat pour sécuriser la fourniture du bien ou service

 Gestion, suivi et contrôle des commandes et achats

• Connaissance du processus achats complet de l’entreprise (Procure to pay),
• La procédure de gestion des stocks de l’entreprise
• La création de la demande d’achat, le traitement et l’autorisation de la demande
• La création du bon de commande ou d’achat
• La réception des marchandises, l’évaluation de la conformité à la commande
• La réception de la facture, le rapprochement et le traitement de la facture
• Le règlement du paiement
• Le suivi et l’analyse de la performance fournisseur
• La cotation fournisseur

Identification et compréhension des risques liés à l’achat

Introduction à la gestion des risques dans le processus d'achat

• Définition et importance de la gestion des risques.
• Typologie des risques : économiques, financière, organisationnels, juridiques, géopolitiques.

Étude approfondie des principaux risques

• Risques économiques, financiers : variations des prix, fluctuations de la demande, crise économique, taux de dépendance.
• Risques organisationnels : ruptures de la chaîne logistique, manque de coordination interne, erreurs de gestion.
• Risques juridiques : non-conformité des contrats, litiges, non-respect des lois (notamment les réglementations douanières et fiscales).
• Risques géopolitiques : instabilité des pays fournisseurs, sanctions, embargos.

Analyse de cas pratiques

• Étude de situations réelles d'échecs liés à une mauvaise gestion des risques dans les achats.
• Discussion en groupe pour identifier les risques et les solutions.

Méthodologies d’analyse des risques

Cartographie des risques : comment l’élaborer et l’adapter à son organisation.

Outils d’évaluation et de priorisation des risques.

Actions de prévention et outils de gestion des risques

Définition et mise en œuvre des actions de mitigation

• Mesures préventives pour réduire l’impact des risques.
• Stratégies de diversification des fournisseurs et clauses contractuelles de protection.

Développement des outils de suivi des risques

• Tableaux de bord de suivi des risques majeurs.
• Indicateurs clés de performance (KPI) pour surveiller les risques.
• Outils numériques (ERP, logiciels spécifiques de gestion des risques).

Atelier pratique : élaboration d'un plan de gestion des risques

• En groupe, les participants élaborent un plan d'action pour gérer les risques d'un projet d'achat fictif.
• Discussion et feedback collectif sur les propositions de plan de gestion des risques.

Suivi et amélioration continue de la gestion des risques

• Mise en place d'un processus de revue et d'amélioration continue des stratégies de gestion des risques.
• Retours d'expérience et partage des meilleures pratiques entre participants.

Comprendre et intégrer les achats responsables dans le processus d'achat

Enjeux des achats responsables

• Introduction aux principes des achats responsables : définition, enjeux sociaux, environnementaux et éthiques.
• Comprendre les bénéfices des achats responsables pour l’entreprise et les parties prenantes.
• Impact sur l’image de marque, la conformité réglementaire, et la performance globale.
• Présentation des principaux cadres de référence (normes ISO 20400, Pacte Mondial, législations locales et internationales).

Les critères des achats responsables

• Identifier les critères à intégrer dans une démarche d’achats responsables.
• Critères environnementaux : réduction des émissions de CO₂, optimisation des ressources.
• Critères sociaux : respect des conditions de travail, inclusion des PME et entreprises sociales.
• Critères éthiques : lutte contre la corruption, commerce équitable.

Intégrer les achats responsables dans le processus opérationnel

Déployer une stratégie d'achats responsables

• Savoir intégrer les critères responsables dans le processus d’achat.
• Analyse des besoins en tenant compte des enjeux durables.
• Sélection des fournisseurs sur des critères responsables : outils d'évaluation.
• Intégration des critères dans les appels d’offres et les contrats (clauses sociales et environnementales).

Atelier pratique : Cartographie des risques liés aux achats responsables (1h 30 min)

• Identifier et évaluer les risques potentiels lors de la mise en place d'achats responsables (coût, disponibilité des fournisseurs, conformité).
• Construction d’une cartographie des risques pour un produit ou une famille de produits.

Systématisation des achats responsables à toutes les familles de produits

Appliquer la démarche à différentes familles de produits

• Apprendre à systématiser la démarche pour chaque type de produit ou prestation.
• Adapter les critères selon les familles d’achats : produits industriels, services, IT, consommables, etc.
• Étude d’exemples concrets d’intégration des critères responsables pour différentes catégories.
• Études de cas, fiches de travail, exemples concrets de stratégies.

Atelier pratique : Élaboration d'un cahier des charges responsable

• Savoir rédiger un cahier des charges intégrant les critères d'achats responsables.
• Chaque groupe élabore un cahier des charges pour un produit ou service fictif en incluant les critères sociaux, environnementaux et éthiques.

Suivi et évaluation des achats responsables

Outils et indicateurs de suivi des achats responsables

•  Mettre en place des indicateurs pour suivre la performance des achats responsables.
• KPI (indicateurs de performance) pour mesurer l’impact des achats responsables : empreinte carbone, économie circulaire, respect des conditions sociales.
• Outils de reporting : ERP, tableaux de bord spécifiques.

Amélioration continue et intégration dans la politique RSE de l'entreprise

• Intégrer la démarche d’achats responsables dans une stratégie RSE globale.
• Identifier les axes d’amélioration pour les achats responsables.
• Évaluation des fournisseurs sur des critères RSE, communication des résultats et mise en place de plans d’action correctifs.

Preparation et techniques de Négociation  (2 jours)

Introduction à la négociation achat

Présentation des objectifs de la formation

Les enjeux de la négociation dans le processus d'achat

Les différents types de négociation achat

Préparer et organiser ses négociations :

Analyse des besoins et définition des objectifs

Collecte et analyse des informations  (fournisseurs, marché)

Définir une stratégie de négociation : choix des leviers de négociation

Cas pratique 1 :

Préparer une négociation : travail en groupes sur un cas réel

Techniques de négociation

Maîtriser les étapes de la négociation :

Les phases de la négociation : ouverture, discussion, proposition, conclusion

Techniques pour conduire une négociation efficace

Techniques de communication en négociation :

L'écoute active et la reformulation

Gérer les objections et les conflits

L'importance du langage non-verbal

Cas pratique  : Simulation de négociation : rôle des acheteurs et des fournisseurs, débriefing

Optimisation du comportement et conclusion de la négociation

Optimiser ses comportements de négociateur :

Gérer son stress et ses émotions

Adapter son style de négociation en fonction du profil de l’interlocuteur

Techniques de persuasion et d'influence

Cas pratique  : Exercices d’adaptation des comportements selon les situations de négociation

Cas pratique  : Négociation complexe : mise en situation avec plusieurs variables à gérer

Conclure une négociation et formaliser un accord :

Techniques pour parvenir à un accord gagnant-gagnant

Formalisation des accords : contrats, mémos d'entente, etc.

Suivi et gestion de la relation post-négociation

Cas pratique 5 : Simulation finale : conclure une négociation et rédiger un accord